Politique de Confidentialité

9215-7064 Québec inc. et ses filiales opérantes, à l’exclusion de Techsol Marine inc., (« [Groupe Océan] », « nous » ou « notre ») sommes résolus à protéger les renseignements personnels que nous recueillons dans le cadre de nos activités. La présente politique de confidentialité (la « Politique ») décrit en termes simples et clairs la manière dont nous respectons nos obligations en matière de protection des renseignements personnels et plus spécifiquement nos pratiques à l’égard de la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction de vos renseignements personnels. Notre responsable de la protection des renseignements personnels (le « Responsable PRP »), dont les coordonnées complètes se trouvent à l’article 9, veille à assurer le respect et la mise en œuvre de la Politique.

Afin d’assurer la mise en œuvre de la Politique, soyez assurés que nous avons mis en place des pratiques internes concernant la gestion de vos renseignements personnels. Ces pratiques incluent notamment des encadrements concernant :

la sécurité de vos renseignements personnels;
la gestion et la prévention des incidents de confidentialité;
la réalisation d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée;
la conservation de vos renseignements tout au long de leur cycle de vie.

Notre engagement envers vous est clair

Faire preuve de concision, de clarté et de transparence;
Obtenir votre consentement lorsque nécessaire;
Vous permettre d’exercer vos droits concernant vos renseignements personnels;
Protéger la confidentialité de vos renseignements personnels.

Notre Politique a été élaborée en conformité avec les lois applicables en matière de protection de la vie privée, incluant la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, L.C. 2000, ch. 5, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ, c. P-39.1 et les autres lois provinciales similaires.

Contenu de la Politique

À QUI S’ADRESSE ET À QUOI S’APPLIQUE NOTRE POLITIQUE?
QUELS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLONS-NOUS ET POUR QUELLES FINS?
COMMENT RECUEILLONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?
COMMENT PROTÉGEONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?
À QUI POUVONS-NOUS COMMUNIQUER VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?
VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS PEUVENT-ILS ÊTRE COMMUNIQUÉS OU CONSERVÉS À L’EXTÉRIEUR DU QUÉBEC OU DU CANADA?
COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?
QUELS SONT VOS DROITS CONCERNANT VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?
COMMENT CONTACTER NOTRE RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?
MISE À JOUR DE LA POLITIQUE

1. À QUI S’ADRESSE et à quoi s’applique NOTRE POLITIQUE?

La Politique s’applique aux renseignements personnels recueillis dans le cadre de toutes nos activités, à l’exception des renseignements personnels que nous recueillons à l’égard de nos administrateurs, actionnaires, consultants, employés, ex-employés et candidats à un emploi chez nous. Elle s’applique notamment aux renseignements personnels recueillis lorsque vous visitez notre site Web, et lorsque vous nous contactez par tout autre moyen de communication ou que vous vous déplacez à nos bureaux. La Politique s’applique donc, par exemple :

à nos clients passés, actuels et futurs;
à tous les utilisateurs de notre site Web;
à toutes personnes entrant en communication avec nous.

Toutefois, sachez que vous demeurez responsable de la protection de vos renseignements personnels lorsque vous consultez le contenu d’autres sites Web tiers. Notre Politique ne s’applique pas à la collecte, à l’utilisation, à la communication ou à la conservation de vos renseignements personnels par d’autres sites Web, même si certains liens sur notre site Web pourraient vous permettre d’accéder au contenu d’autres tiers. Nous ne sommes pas responsables de leur politique relative à la protection des renseignements personnels et nous vous encourageons à lire les avis ou politiques relatifs à la protection des renseignements personnels régissant ces tiers.

Cette Politique ne s’applique pas aux renseignements personnels de nos employés, ex-employés ou candidats à un emploi auprès de nous dans le contexte de leur emploi, passé, présent ou futur puisqu’une autre politique s’applique précisément à eux et leur est accessible en communiquant avec le Responsable PRP.

2. QUELS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLONS-NOUS ET POUR QUELLES FINS?

Un renseignement personnel signifie tout renseignement concernant une personne physique et permettant de l’identifier directement ou indirectement, qu’il soit pris séparément ou combiné à d’autres renseignements.

Sachez que nous recueillons uniquement les renseignements personnels nécessaires pour vous offrir nos produits et services ou ceux nécessaires au respect de nos obligations prévues par les lois applicables. Les renseignements personnels pouvant être collectés comprennent des:

renseignements d’identité et des coordonnées, tels que nom, prénom, adresse courriel, numéro de téléphone et adresse postale;
renseignements commerciaux, tels que votre numéro de client et les services rendus;
renseignements de facturation, tels que les montants facturés et ceux en souffrance;
renseignements financiers, tels que des numéros de comptes débit;
renseignements sur vos communications avec nous, tels que les échanges courriel, le message transmis par le biais de la section de notre site Web disponible à cet effet et les enregistrements des caméras de surveillance;
Renseignements sur vos interactions numériques, tels que votre adresse courriel, les renseignements sur vos appareils, les parcours et les historiques de navigation, de même que les durées des visites. (Pour en apprendre davantage sur notre utilisation des témoins de connexion, veuillez consulter notre Politique concernant les témoins (« cookies »)).

De manière générale, nous recueillons vos renseignements personnels dans le but de vous offrir nos produits et services et afin de les améliorer. Sauf dans les cas prévus par la loi, si nous devions utiliser vos renseignements personnels à d’autres fins que celles mentionnées dans la Politique, nous obtiendrons votre consentement avant d’utiliser ces renseignements.

Nous recueillons vos renseignements personnels, dans les limites autorisées par la loi, afin de :

2.1 Vous identifier ou vous authentifier

Lorsque nous souhaitons vous inscrire en tant que nouveaux clients, nous avons besoin de certains renseignements afin de vous identifier. Ces informations serviront notamment à retrouver votre dossier et à nous assurer que vos informations sont associées à votre compte lorsque vous souhaitez bénéficier de nos produits et services ainsi que des garanties y étant associées.

De manière générale, nous recueillons des renseignements d’identité et des coordonnées pour accomplir cette finalité. Il est également possible que vos renseignements soient utilisés dans certains cas afin de vous authentifier, par exemple afin de nous assurer qu’il s’agit bien de la bonne personne lorsque vous souhaitez accéder à votre dossier.

2.2 Vous fournir nos produits et services

Lorsque vous faites affaire avec nous, il nous est nécessaire de traiter certains de vos renseignements afin notamment de déterminer votre admissibilité à nos produits et services, de vous conseiller adéquatement en fonction de vos besoins, de répondre à toutes interrogations que vous pourriez avoir, de traiter vos plaintes et de vous assister dans toutes vos démarches.

2.3 Communiquer avec vous

Dans le cadre de notre relation d’affaires avec vous, il est possible que nous devions communiquer avec vous de temps à autre afin de :

Assurer le suivi auprès de vous;
Vous informer de changements importants applicables à vos services;
Vous informer de modifications apportées à notre Politique de confidentialité ou notre Politique concernant les témoins.

2.4 Gérer nos risques

En tant qu’entreprise, il nous est nécessaire de prendre certaines actions préventives dans le cadre de la gestion des risques de nos activités afin d’éviter notamment des pertes financières, des bris de services opérationnels et des fraudes internes et externes.

surveillons toutes activités suspectes;
développons des tableaux de bord afin d’assurer le suivi de nos opérations;
effectuons de la surveillance par caméras vidéo sur nos différents sites;
développons des modèles descriptifs et prédictifs afin d’identifier toutes tendances pouvant mettre à risque notre organisation.

2.5 Satisfaire nos obligations légales et réglementaires

Dans l’exploitation de notre entreprise et en raison de la nature de nos activités, nous devons nous conformer à certaines obligations légales et réglementaires. Nous avons donc l’obligation de recueillir vos renseignements afin de, par exemple :

nous conformer à la Loi de l’impôt sur le revenu;
nous défendre en cas de réclamations ou de demandes en justice;
nous conformer aux exigences de l’Autorité des marchés financiers (AMF);
effectuer des vérifications diligentes.

2.6 Vous envoyer des offres publicitaires, de la promotion ou toutes autres communications par voie électronique, courrier papier et téléphone

Afin de vous offrir un service plus personnalisé, nous pouvons utiliser vos renseignements personnels afin de vous communiquer des offres susceptibles de répondre à vos besoins.

Dans le but de personnaliser adéquatement ces communications, il est possible que nous analysions vos renseignements personnels à des fins de profilage. Cela nous permet notamment d’éviter de vous envoyer des communications qui ne correspondent pas à vos attentes.

Sachez que nous vous transmettrons uniquement ces communications si vous avez, dans les cas où la loi l’exige, choisi de les recevoir et que vous avez l’occasion en tout temps de retirer votre consentement.

3. COMMENT RECUEILLONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

La plupart du temps, nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous (par téléphone, par l’entremise de nos représentants ou lorsque vous vous déplacez à nos bureaux par exemple). Il existe toutefois des situations où il est possible que nous recueillions vos renseignements personnels auprès d’autres sources, après avoir obtenu votre consentement ou dans la mesure prévue par la loi :

Auprès d’autres tiers afin de nous aider à vous servir ou à vous protéger, par exemple :
- D‘autres entités affiliées à notre groupe
- De nos partenaires commerciaux
Auprès de bases de données publiques, par exemple :
- Registres fonciers
- Statistiques Canada
- Bureau d’assurance du Canada
En fonction de votre utilisation de nos produits et services, de notre site Web.

4. COMMENT PROTÉGEONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Nous sommes résolus à protéger les renseignements personnels en notre possession conformément aux standards de notre industrie. Pour ce faire, nous mettons en place les mesures de sécurité raisonnables afin de protéger vos renseignements personnels face à la perte, le vol, l’accès non autorisé, la communication et l’utilisation non autorisée. Nos mesures de sécurité sont adaptées notamment en fonction de la quantité de renseignements personnels et de la sensibilité de ceux-ci.

TYPES DE MESURE	EXEMPLES DE MESURES
Mesures techniques	Utilisation de mot de passe interne robuste Authentification à deux facteurs Journalisation des accès Dépersonnalisation Surveillance du périmètre de sécurité en continu
Mesures administratives	Gestion des accès basée sur le « besoin de savoir » Politiques internes et formations sur la protection des renseignements personnels Nos employés sont liés par des engagements de confidentialité qui survivent à leur fin d’emploi
Mesures matérielles	Verrouillage des classeurs Accès aux bureaux limités par carte d’accès Caméras de surveillance Gardien de sécurité dans certains de nos chantiers

Notez cependant que la transmission de renseignements personnels par Internet n’est jamais complètement sécuritaire. Même si nous mettons en place tous ces moyens afin de protéger vos renseignements personnels, nous ne pouvons garantir la sécurité des renseignements personnels transmis par Internet. Vous choisissez de transmettre de l’information par ce canal à vos risques et péril.

Si vous pensez que vos renseignements personnels ont été compromis ou si vous avez des craintes à ce sujet, nous vous invitons à contacter notre Responsable PRP aux coordonnées fournies à l’article 9.

5. À QUI POUVONS-NOUS COMMUNIQUER VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Au sein de notre entreprise, l’accès à vos renseignements personnels est limité aux employés pour qui il est nécessaire d’y avoir accès dans le cadre de l’exécution de leurs fonctions. Ces derniers sont sensibilisés à la protection des renseignements personnels et des politiques sont en place afin d’en assurer la protection.

Toutefois, afin de vous offrir des produits et services de qualité, nous devons communiquer certains de vos renseignements personnels à l’extérieur de notre entreprise. Soyez assurés que nous exigeons que les tiers à qui nous communiquons vos renseignements personnels respectent les standards prévus par la loi ainsi que les mesures de sécurité nécessaires à la protection de vos renseignements personnels. Nous ne vendons jamais vos renseignements personnels et nous les communiquons uniquement dans les cas prévus par la loi ou lorsque nous avons obtenu votre consentement.

5.1 À certains de nos fournisseurs de service et partenaires

Afin de réaliser certaines finalités décrites dans la Politique, nous faisons affaire avec des fournisseurs de service à qui nous pourrions communiquer ou donner accès à vos renseignements personnels lorsque cela est nécessaire à l’exécution de leur contrat de service.

Cependant, soyez assurés que nous mettons en place des contrats écrits avec ces fournisseurs de service notamment afin de :

garantir la confidentialité de vos renseignements personnels;
s’assurer que les renseignements sont utilisés uniquement pour l’exécution du service;
s’assurer que le fournisseur ne conserve aucun renseignement personnel lorsque cela n’est plus nécessaire à l’exécution du service, sous réserve de ceux contenus dans des systèmes de sauvegarde qui seront supprimés selon le cycle de suppression prédéterminé par le fournisseur;
s’assurer que le fournisseur de service communique avec nous immédiatement dans l’éventualité de la survenance d’un incident de confidentialité ou de toutes tentatives à cet effet.

Les catégories de fournisseur de service avec qui nous faisons affaire comprennent les suivantes

Services informatiques et techniques
Firmes de communication et marketing
Firmes comptables
Firmes en ressources humaines
Consultants en santé et sécurité au travail
Firmes d’avocats
Service d’impression
Service de sécurité et de caméras de surveillance
Service de livraison du courrier
Développeur d’application
Service d’hébergement infonuagique

5.2 À nos différentes entités légales du même groupe

Il est possible que nous communiquions certains de vos renseignements personnels à d’autres entités légales appartenant à notre groupe lorsque cela est nécessaire afin de nous conformer à nos obligations légales et réglementaires et afin de vous offrir nos produits et services.

5.3 À des tribunaux, des autorités chargées de l’application des lois, des autorités de réglementation, des fonctionnaires ou des procureurs

Plus spécifiquement, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels pour donner suite à un mandat de perquisition, pour répondre à un organisme d’enquête, pour donner suite à une ordonnance du tribunal, si nous croyons que la communication est indispensable afin de respecter les lois applicables, si la loi l’exige, dans le cadre de l’exercice d’une réclamation en justice ou pour faire valoir un moyen de défense.

5.4 À d’autres entités tierces

Nous devons parfois communiquer vos renseignements personnels à d’autres tiers dans certaines éventualités spécifiques, toujours dans les limites autorisées par la loi ou après avoir obtenu votre consentement, par exemple :

dans le cadre d’une transaction commerciale (une fusion, une acquisition par une autre entreprise, l’obtention d’un prêt ou d’un financement par exemple);
en cas d’insolvabilité ou de faillite.

6. VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS PEUVENT-ILS ÊTRE COMMUNIQUÉS OU CONSERVÉS À L’EXTÉRIEUR DU QUÉBEC OU DU CANADA?

Oui. Il est possible que les sous-traitants avec qui nous faisons affaire ainsi que les autres tiers à qui nous communiquons vos renseignements personnels exercent des activités à l’extérieur du Québec et du Canada.

Dans tous les cas où nous communiquons vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec ou du Canada, nous nous assurons que vos renseignements personnels sont traités de manière sécuritaire et en conformité avec la présente Politique et qu’une entente écrite existe avec la tierce partie relativement au traitement de vos renseignements personnels. De plus, avant de communiquer vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous réalisons toujours une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée afin d’évaluer notamment les risques inhérents à la communication ainsi que le régime juridique applicable de l’État où vos renseignements seraient communiqués.

Nous ne communiquons pas vos renseignements personnels à moins d’être convaincus que ceux-ci seront protégés d’une manière adéquate.

Nous nous assurons également que les tiers à qui nous communiquons vos renseignements personnels s’engagent à :

restreindre l’accès aux renseignements personnels uniquement aux employés pour qui il est nécessaire d’y avoir accès dans le cadre de l’exécution de leurs tâches;
détruire les renseignements personnels une fois la finalité de la communication accomplie, sous réserve de ceux contenus dans des systèmes de sauvegarde qui seront supprimés selon le cycle de suppression prédéterminé par la tierce partie;
nous prévenir immédiatement en cas de survenance d’un incident de confidentialité;
ne pas utiliser les renseignements personnels pour d’autres fins que celles expressément prévues.

7. COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Les renseignements personnels que nous recueillons sont conservés uniquement pendant la période nécessaire pour satisfaire aux finalités prévues à l’article 2 de la Politique ainsi que pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires. Nous avons mis en place des politiques internes afin de nous assurer que vos renseignements personnels soient détruits de manière sécuritaire ou anonymisés. Si les renseignements ont été anonymisés, il n’est plus possible de vous identifier directement ou indirectement puisqu’il s’agit d’un processus irréversible.

Pour toutes questions concernant la conservation de vos renseignements personnels, nous vous invitons à contacter notre Responsable PRP aux coordonnées prévues à l’article 9.

8. QUELS SONT VOS DROITS CONCERNANT VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

8.1 Accès à vos renseignements personnels

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous avez le droit de demander une copie des renseignements personnels que nous conservons à votre sujet ou de consulter ceux-ci. Vous pouvez exercer votre droit d’accès en communiquant avec notre Responsable PRP aux cordonnées fournies à l’article 9. De plus, notez également que :

L’accès à vos renseignements personnels est gratuit. Dans certaines circonstances, notamment si la demande est excessive ou sans fondement, nous pouvons exiger certains frais d’administration aux fins de la transcription, la reproduction, la transmission de vos renseignements personnels ou si vous souhaitez des copies supplémentaires. Nous vous informerons de ces frais le cas échéant avant de donner suite à votre demande.
Nous répondons généralement à toutes les demandes d’accès dans les 30 jours suivants la réception de toute information nécessaire. Lorsque nous ne sommes pas en mesure d’accorder l’accès, ou si un délai supplémentaire est requis pour satisfaire à une demande, nous vous en informerons par écrit.

8.2 Rectification de vos renseignements personnels

Si vous considérez que vos renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, vous pouvez les rectifier en communiquant avec notre Responsable PRP aux coordonnées fournies à l’article 9. Il est de votre responsabilité de nous informer de tout changement dans vos renseignements personnels afin que nous puissions nous assurer de maintenir ceux-ci à jour.

8.3 Obtenir des renseignements sur le traitement de vos renseignements personnels

Vous avez le droit d’obtenir des informations supplémentaires liées au traitement de vos renseignements personnels. Si vous ne trouvez pas la réponse à vos questions dans la Politique, vous pouvez joindre notre Responsable PRP aux coordonnées fournies à l’article 9.

8.4 Retirer votre consentement

Lorsque vous donnez votre consentement pour des fins secondaires, c’est-à-dire des fins qui ne sont pas essentielles pour vous offrir nos produits et services, vous pouvez le retirer en tout temps, et ce sans conséquence.

Cependant, si vous refusez de nous fournir des renseignements personnels nécessaires afin que nous vous offrions nos produits et services ou nécessaire en vertu de la loi, il est possible que nous ne soyons plus en mesure de vous fournir certains de nos services. Dans ce cas, nous devrons peut-être annuler notre engagement envers vous. Vous serez toutefois informés de la survenance d’une telle situation.

8.5 Insatisfaction en lien avec la gestion de vos renseignements personnels

Pour toutes question, préoccupation ou insatisfaction en lien avec la présente Politique ou en lien avec la gestion de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec notre Responsable PRP aux coordonnées fournies à l’article 9.

9. COMMENT CONTACTER NOTRE RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

La protection de vos renseignements personnels nous tient à cœur. Nous avons nommé un Responsable PRP qui veille au respect et à la mise en œuvre de la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels. Vous pouvez le joindre à l’aide des coordonnées suivantes :

Responsable de la protection des renseignements personnels
105, rue Abraham-Martin, bureau 500
Québec (Québec) G1K 8N1
Tél. : 418-694-1414
Courriel: confidentialite@groupocean.com

10. MISE À JOUR DE LA POLITIQUE

La présente Politique prend effet à la date mentionnée en haut de la page et remplace toutes les versions antérieures. L’historique des versions précédentes de la Politique peut être obtenu par une demande auprès de notre Responsable PRP.

La Politique est susceptible de faire l’objet de mises à jour à notre entière discrétion en fonction de l’évolution de nos pratiques et de la législation en matière de protection des renseignements personnels. Lorsque la Politique sera mise à jour, les modifications seront portées spécifiquement à votre connaissance et un avis sera disponible sur la page d’accueil de notre site Web. Lorsque les modifications sont d’une nature importante ou qu’elles requièrent votre consentement, nous vous en informerons par courriel si nous possédons votre adresse courriel.