Política de Privacidad

9215-7064 Québec inc. y sus filiales operativas, con excepción de Techsol Marine inc. (« [Groupe Océan] », « nosotros » o « nuestro »), estamos comprometidos a proteger la información personal que recopilamos en el curso de nuestras actividades. Esta política de privacidad (la « Política ») describe de manera simple y clara cómo cumplimos nuestras obligaciones en materia de protección de información personal y, más específicamente, nuestras prácticas con respecto a la recolección, uso, divulgación, conservación y destrucción de su información personal. Nuestro responsable de la protección de la información personal (el « Responsable PRP »), cuyos datos de contacto completos se encuentran en el artículo 9, se encarga de asegurar el cumplimiento y la implementación de la Política.

Para asegurar la implementación de la Política, tengan la certeza de que hemos establecido prácticas internas para la gestión de su información personal. Estas prácticas incluyen, entre otras cosas, medidas relacionadas con:

la seguridad de su información personal;
la gestión y prevención de incidentes de privacidad;
la realización de evaluaciones de impacto en la privacidad;
la conservación de su información a lo largo de su ciclo de vida.

Nuestro compromiso con usted es claro

Ser concisos, claros y transparentes;
Obtener su consentimiento cuando sea necesario;
Permitirle ejercer sus derechos sobre su información personal;
Proteger la confidencialidad de su información personal.

Nuestra Política ha sido elaborada en conformidad con las leyes aplicables en materia de protección de la privacidad, incluyendo la Ley de Protección de la Información Personal y los Documentos Electrónicos, L.C. 2000, c. 5, la Ley sobre la Protección de la Información Personal en el Sector Privado, RLRQ, c. P-39.1 y otras leyes provinciales similares.

Contenido de la Política

¿A QUIÉN VA DIRIGIDA Y A QUÉ SE APLICA NUESTRA POLÍTICA?
¿QUÉ INFORMACIÓN PERSONAL RECOPILAMOS Y PARA QUÉ FINES?
¿CÓMO RECOPILAMOS SU INFORMACIÓN PERSONAL?
¿CÓMO PROTEGEMOS SU INFORMACIÓN PERSONAL?
¿A QUIÉN PODEMOS DIVULGAR SU INFORMACIÓN PERSONAL?
¿SU INFORMACIÓN PERSONAL PUEDE SER DIVULGADA O ALMACENADA FUERA DE QUEBEC O CANADÁ?
¿CUÁNTO TIEMPO CONSERVAMOS SU INFORMACIÓN PERSONAL?
¿CUÁLES SON SUS DERECHOS CON RESPECTO A SU INFORMACIÓN PERSONAL?
¿CÓMO CONTACTAR A NUESTRO RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN PERSONAL?
ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA

1. ¿A QUIÉN VA DIRIGIDA y a qué se aplica NUESTRA POLÍTICA?

La Política se aplica a la información personal recopilada en el marco de todas nuestras actividades, con excepción de la información personal que recopilamos sobre nuestros directores, accionistas, consultores, empleados, ex empleados y candidatos a un empleo con nosotros. Se aplica, en particular, a la información personal recopilada cuando usted visita nuestro sitio web, cuando nos contacta por cualquier otro medio de comunicación o cuando visita nuestras oficinas. Por lo tanto, la Política se aplica, por ejemplo:

a nuestros clientes pasados, actuales y futuros;
a todos los usuarios de nuestro sitio web;
a todas las personas que se comuniquen con nosotros.

Sin embargo, tenga en cuenta que usted sigue siendo responsable de la protección de su información personal cuando consulta el contenido de otros sitios web de terceros. Nuestra Política no se aplica a la recopilación, uso, divulgación o conservación de su información personal por parte de otros sitios web, incluso si algunos enlaces en nuestro sitio web le permiten acceder al contenido de terceros. No somos responsables de la política de protección de información personal de dichos terceros y le recomendamos que lea los avisos o políticas de protección de la información personal que rigen a estos terceros.

Esta Política no se aplica a la información personal de nuestros empleados, ex empleados o candidatos a un empleo con nosotros en el contexto de su empleo, pasado, presente o futuro, ya que otra política se aplica específicamente a ellos y está disponible contactando al Responsable PRP.

2. ¿QUÉ INFORMACIÓN PERSONAL RECOPILAMOS Y PARA QUÉ FINES?

La información personal se refiere a cualquier información sobre una persona física que permita identificarla directa o indirectamente, ya sea por separado o combinada con otra información.

Tenga en cuenta que solo recopilamos la información personal necesaria para ofrecerle nuestros productos y servicios o aquella necesaria para cumplir con nuestras obligaciones bajo las leyes aplicables. La información personal que podemos recopilar incluye:

información de identidad y de contacto, como nombre, apellido, dirección de correo electrónico, número de teléfono y dirección postal;
información comercial, como su número de cliente y los servicios prestados;
información de facturación, como los montos facturados y aquellos pendientes de pago;
información financiera, como números de cuentas de débito;
información sobre sus comunicaciones con nosotros, como los intercambios de correos electrónicos, el mensaje transmitido a través de la sección de nuestro sitio web destinada a este fin y las grabaciones de las cámaras de vigilancia;
información sobre sus interacciones digitales, como su dirección de correo electrónico, información sobre sus dispositivos, recorridos e historiales de navegación, así como la duración de las visitas. (Para obtener más información sobre nuestro uso de cookies, consulte nuestra Política sobre cookies).

En general, recopilamos su información personal con el fin de ofrecerle nuestros productos y servicios y para mejorarlos. Salvo en los casos previstos por la ley, si tuviéramos que utilizar su información personal para otros fines que los mencionados en la Política, obtendremos su consentimiento antes de usar dicha información.

Recopilamos su información personal, dentro de los límites permitidos por la ley, con el fin de:

2.1 Identificarlo o autenticarlo

Cuando deseamos registrarlo como nuevo cliente, necesitamos cierta información para identificarlo. Esta información se utilizará, en particular, para encontrar su expediente y asegurarnos de que su información esté asociada con su cuenta cuando desee beneficiarse de nuestros productos y servicios, así como de las garantías asociadas.

En general, recopilamos información de identidad y de contacto para cumplir con este propósito. También es posible que su información se utilice en ciertos casos para autenticarlo, por ejemplo, para asegurarnos de que se trata de la persona correcta cuando desea acceder a su expediente.

2.2 Proporcionarle nuestros productos y servicios

Cuando hace negocios con nosotros, es necesario procesar parte de su información para, entre otras cosas, determinar su elegibilidad para nuestros productos y servicios, asesorarlo adecuadamente según sus necesidades, responder a cualquier pregunta que pueda tener, tratar sus quejas y ayudarlo en todos sus trámites.

2.3 Comunicarnos con usted

En el marco de nuestra relación comercial con usted, es posible que debamos comunicarnos con usted de vez en cuando para:

Hacer un seguimiento con usted;
Informarle de cambios importantes aplicables a sus servicios;
Informarle de modificaciones a nuestra Política de privacidad o nuestra Política sobre cookies.

2.4 Gestionar nuestros riesgos

Como empresa, es necesario que tomemos ciertas acciones preventivas en la gestión de riesgos de nuestras actividades para evitar, entre otras cosas, pérdidas financieras, interrupciones de servicios operativos y fraudes internos y externos.

monitoreamos todas las actividades sospechosas;
desarrollamos paneles de control para hacer seguimiento de nuestras operaciones;
realizamos vigilancia por cámaras de video en nuestros diferentes sitios;
desarrollamos modelos descriptivos y predictivos para identificar tendencias que puedan poner en riesgo nuestra organización.

2.5 Cumplir con nuestras obligaciones legales y regulatorias

En la operación de nuestra empresa y debido a la naturaleza de nuestras actividades, debemos cumplir con ciertas obligaciones legales y regulatorias. Por lo tanto, estamos obligados a recopilar su información para, por ejemplo:

cumplir con la Ley del Impuesto sobre la Renta;
defendernos en caso de reclamaciones o demandas legales;
cumplir con los requisitos de la Autoridad de Mercados Financieros (AMF);
realizar verificaciones de diligencia debida.

2.6 Enviarle ofertas publicitarias, promociones u otras comunicaciones por medios electrónicos, correo postal y teléfono

Para ofrecerle un servicio más personalizado, podemos utilizar su información personal para enviarle ofertas que puedan satisfacer sus necesidades.

Con el fin de personalizar adecuadamente estas comunicaciones, es posible que analicemos su información personal con fines de perfilado. Esto nos permite, entre otras cosas, evitar enviarle comunicaciones que no correspondan a sus expectativas.

Tenga en cuenta que solo le enviaremos estas comunicaciones si, en los casos en que la ley lo exige, ha optado por recibirlas y que tiene la oportunidad de retirar su consentimiento en cualquier momento.

3. ¿CÓMO RECOPILAMOS SU INFORMACIÓN PERSONAL?

La mayoría de las veces, recopilamos su información personal directamente de usted (por teléfono, a través de nuestros representantes o cuando visita nuestras oficinas, por ejemplo). Sin embargo, existen situaciones en las que es posible que recopilemos su información personal de otras fuentes, después de haber obtenido su consentimiento o en la medida permitida por la ley:

De otros terceros para ayudarnos a servirle o protegerlo, por ejemplo:
- Otras entidades afiliadas a nuestro grupo
- Nuestros socios comerciales
De bases de datos públicas, por ejemplo:
- Registros de propiedades
- Estadísticas Canadá
- Oficina de Seguros de Canadá
En función de su uso de nuestros productos y servicios, de nuestro sitio web.

4. ¿CÓMO PROTEGEMOS SU INFORMACIÓN PERSONAL?

Estamos comprometidos a proteger la información personal en nuestra posesión de acuerdo con los estándares de nuestra industria. Para ello, implementamos medidas de seguridad razonables para proteger su información personal contra pérdida, robo, acceso no autorizado, divulgación y uso no autorizado. Nuestras medidas de seguridad se adaptan, en particular, en función de la cantidad de información personal y la sensibilidad de la misma.

TIPOS DE MEDIDAS	EJEMPLOS DE MEDIDAS
Medidas técnicas	Uso de contraseñas internas robustas Autenticación de dos factores Registro de accesos Despersonalización Supervisión continua del perímetro de seguridad
Medidas administrativas	Gestión de accesos basada en el "necesidad de saber" Políticas internas y capacitaciones sobre la protección de la información personal Nuestros empleados están sujetos a compromisos de confidencialidad que permanecen vigentes después de la finalización de su empleo.
Medidas físicas	Bloqueo de archivadores Acceso a las oficinas limitado mediante tarjeta de acceso Cámaras de vigilancia Guardia de seguridad en algunos de nuestros sitios

Note sin embargo que la transmisión de información personal por Internet nunca es completamente segura. Aunque implementamos todos estos medios para proteger su información personal, no podemos garantizar la seguridad de la información personal transmitida por Internet. Usted elige transmitir información a través de este canal bajo su propio riesgo.

Si cree que su información personal ha sido comprometida o si tiene alguna preocupación al respecto, le invitamos a contactar a nuestro Responsable PRP a los datos de contacto proporcionados en el artículo 9.

5. ¿A QUIÉN PODEMOS DIVULGAR SU INFORMACIÓN PERSONAL?

Dentro de nuestra empresa, el acceso a su información personal está limitado a los empleados que necesitan acceder a ella en el curso de sus funciones. Estos están sensibilizados a la protección de la información personal y se han establecido políticas para garantizar su protección.

Sin embargo, para ofrecerle productos y servicios de calidad, debemos comunicar cierta información personal suya fuera de nuestra empresa. Tenga la certeza de que exigimos que los terceros a quienes comunicamos su información personal cumplan con los estándares establecidos por la ley, así como con las medidas de seguridad necesarias para proteger su información personal. Nunca vendemos su información personal y solo la divulgamos en los casos previstos por la ley o cuando hemos obtenido su consentimiento.

5.1 A algunos de nuestros proveedores de servicios y socios

Para llevar a cabo algunos de los fines descritos en la Política, trabajamos con proveedores de servicios a quienes podríamos comunicar o dar acceso a su información personal cuando sea necesario para la ejecución de su contrato de servicio.

Sin embargo, tenga la certeza de que establecemos contratos escritos con estos proveedores de servicios, en particular para:

garantizar la confidencialidad de su información personal;
asegurarnos de que la información se utilice únicamente para la ejecución del servicio;
asegurarnos de que el proveedor no conserve ninguna información personal cuando ya no sea necesaria para la ejecución del servicio, salvo en los casos en que esté contenida en sistemas de respaldo que serán eliminados según el ciclo de eliminación predeterminado por el proveedor;
asegurarnos de que el proveedor de servicios se comunique con nosotros inmediatamente en caso de que ocurra un incidente de privacidad o cualquier intento al respecto.

Las categorías de proveedores de servicios con los que trabajamos incluyen las siguientes:

Servicios informáticos y técnicos
Firmas de comunicación y marketing
Firmas contables
Firmas de recursos humanos
Consultores en salud y seguridad en el trabajo
Firmas de abogados
Servicios de impresión
Servicios de seguridad y vigilancia por cámaras
Servicios de entrega de correo
Desarrolladores de aplicaciones
Servicios de alojamiento en la nube

5.2 A nuestras diferentes entidades legales del mismo grupo

Es posible que comuniquemos cierta información personal suya a otras entidades legales pertenecientes a nuestro grupo cuando sea necesario para cumplir con nuestras obligaciones legales y regulatorias y para ofrecerle nuestros productos y servicios.

5.3 A tribunales, autoridades encargadas de la aplicación de la ley, autoridades reguladoras, funcionarios o fiscales

Más específicamente, podemos divulgar su información personal para cumplir con una orden de registro, para responder a un organismo de investigación, para cumplir con una orden judicial, si creemos que la divulgación es indispensable para cumplir con las leyes aplicables, si lo exige la ley, en el contexto del ejercicio de una reclamación legal o para presentar una defensa.

5.4 A otras entidades terceras

A veces debemos divulgar su información personal a otros terceros en ciertas eventualidades específicas, siempre dentro de los límites permitidos por la ley o después de haber obtenido su consentimiento, por ejemplo:

en el contexto de una transacción comercial (una fusión, una adquisición por otra empresa, la obtención de un préstamo o financiamiento, por ejemplo);
en caso de insolvencia o quiebra.

6. ¿SU INFORMACIÓN PERSONAL PUEDE SER DIVULGADA O ALMACENADA FUERA DE QUEBEC O CANADÁ?

Sí. Es posible que los subcontratistas con los que trabajamos y otros terceros a quienes comunicamos su información personal operen fuera de Quebec y Canadá.

En todos los casos en los que comuniquemos su información personal fuera de Quebec o Canadá, nos aseguramos de que su información personal se trate de manera segura y en conformidad con esta Política, y que exista un acuerdo escrito con la tercera parte en relación con el tratamiento de su información personal. Además, antes de comunicar su información personal fuera de Quebec, siempre realizamos una evaluación de los factores relacionados con la privacidad para evaluar, en particular, los riesgos inherentes a la divulgación, así como el régimen legal aplicable del estado al que se comunicaría su información.

No divulgamos su información personal a menos que estemos convencidos de que será protegida de manera adecuada.

También nos aseguramos de que los terceros a quienes divulgamos su información personal se comprometan a:

restringir el acceso a la información personal únicamente a los empleados que necesiten acceder a ella en el curso de sus tareas;
destruir la información personal una vez cumplido el propósito de la divulgación, salvo en los casos en que esté contenida en sistemas de respaldo que serán eliminados según el ciclo de eliminación predeterminado por la tercera parte;
notificarnos de inmediato en caso de que ocurra un incidente de privacidad;
no utilizar la información personal para otros fines que los expresamente previstos.

7. ¿CUÁNTO TIEMPO CONSERVAMOS SU INFORMACIÓN PERSONAL?

La información personal que recopilamos se conserva únicamente durante el período necesario para cumplir con los fines previstos en el artículo 2 de la Política y para cumplir con nuestras obligaciones legales y regulatorias. Hemos implementado políticas internas para asegurarnos de que su información personal sea destruida de manera segura o anonimizada. Si la información ha sido anonimizada, ya no es posible identificarlo directa o indirectamente, ya que es un proceso irreversible.

Para cualquier pregunta sobre la conservación de su información personal, le invitamos a contactar a nuestro Responsable PRP a los datos de contacto proporcionados en el artículo 9.

8. ¿CUÁLES SON SUS DERECHOS CON RESPECTO A SU INFORMACIÓN PERSONAL?

8.1 Acceso a su información personal

Salvo por las excepciones previstas por la ley, usted tiene derecho a solicitar una copia de la información personal que conservamos sobre usted o a consultarla. Puede ejercer su derecho de acceso contactando a nuestro Responsable PRP a los datos de contacto proporcionados en el artículo 9. Además, tenga en cuenta que:

El acceso a su información personal es gratuito. En ciertas circunstancias, como cuando la solicitud es excesiva o infundada, podemos cobrar algunas tarifas administrativas para la transcripción, reproducción, transmisión de su información personal o si desea copias adicionales. Le informaremos sobre estos costos si corresponde, antes de cumplir con su solicitud.
Generalmente respondemos a todas las solicitudes de acceso dentro de los 30 días posteriores a la recepción de toda la información necesaria. Cuando no podamos conceder el acceso, o si se requiere tiempo adicional para cumplir con una solicitud, se lo informaremos por escrito.

8.2 Rectificación de su información personal

Si considera que su información personal es inexacta o incompleta, puede rectificarla contactando a nuestro Responsable PRP a los datos de contacto proporcionados en el artículo 9. Es su responsabilidad informarnos de cualquier cambio en su información personal para que podamos asegurarnos de mantenerla actualizada.

8.3 Obtener información sobre el tratamiento de su información personal

Usted tiene derecho a obtener información adicional relacionada con el tratamiento de su información personal. Si no encuentra la respuesta a sus preguntas en la Política, puede contactar a nuestro Responsable PRP a los datos de contacto proporcionados en el artículo 9.

8.4 Retirar su consentimiento

Cuando otorga su consentimiento para fines secundarios, es decir, fines que no son esenciales para ofrecerle nuestros productos y servicios, puede retirarlo en cualquier momento, sin consecuencias.

Sin embargo, si se niega a proporcionarnos la información personal necesaria para que le ofrezcamos nuestros productos y servicios o que sea necesaria según la ley, es posible que ya no podamos proporcionarle algunos de nuestros servicios. En ese caso, es posible que debamos cancelar nuestro compromiso con usted. Sin embargo, se le informará si ocurre tal situación.

8.5 Insatisfacción con la gestión de su información personal

Para cualquier pregunta, preocupación o insatisfacción relacionada con esta Política o con la gestión de su información personal, puede comunicarse con nuestro Responsable PRP a los datos de contacto proporcionados en el artículo 9.

9. ¿CÓMO CONTACTAR A NUESTRO RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN PERSONAL?

Nos importa la protección de su información personal. Hemos designado a un Responsable PRP que se encarga de asegurar el cumplimiento y la implementación de la legislación aplicable en materia de protección de la información personal. Puede contactarlo a través de los siguientes datos de contacto:

Responsable de la protección de la información personal1
05, rue Abraham-Martin, bureau 500
Québec (Québec) G1K 8N1
Tél. : 418-694-1414
Correo electrónico: confidentialite@groupocean.com

10. ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA

Esta Política entra en vigor en la fecha indicada en la parte superior de la página y reemplaza todas las versiones anteriores. El historial de versiones anteriores de la Política puede obtenerse solicitándolo a nuestro Responsable PRP.

La Política puede ser actualizada a nuestra entera discreción en función de la evolución de nuestras prácticas y de la legislación en materia de protección de la información personal. Cuando la Política sea actualizada, los cambios se le notificarán específicamente y se publicará un aviso en la página de inicio de nuestro sitio web. Cuando los cambios sean de naturaleza significativa o requieran su consentimiento, le informaremos por correo